Bewerbungsabsage – Vorlage & Musterbrief für Arbeitgeber

Wann brauchen Sie diesen Musterbrief?

Als Arbeitgeber oder Personalverantwortlicher müssen Sie nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens alle nicht berücksichtigten Kandidaten informieren. Eine schriftliche Bewerbungsabsage ist in Deutschland zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber professioneller Standard – sie schützt den Ruf Ihres Unternehmens und zeigt Respekt gegenüber dem Bewerber.

Was muss eine Bewerbungsabsage enthalten?

Eine höfliche und AGG-konforme Absage enthält:

• Dank für die eingegangene Bewerbung
• Eine klare, eindeutige Absage ohne Hintertüren
• Eine freundliche Schlussformel mit guten Wünschen

Verzichten Sie auf konkrete Ablehnungsgründe. Zu detaillierte Begründungen können als diskriminierend ausgelegt werden und Schadensersatzansprüche nach § 15 AGG auslösen.

Was sollten Sie in einer Absage vermeiden?

• Diskriminierende Formulierungen: Keine Hinweise auf Alter, Geschlecht, Herkunft oder Behinderung.
• Unklare Formulierungen: Eine Absage sollte klar als Absage erkennbar sein – kein „wir melden uns eventuell".
• Zu lange Wartezeiten: Informieren Sie Bewerber zeitnah nach Ihrer Entscheidung.

Häufige Fragen zur Bewerbungsabsage

Muss ich als Arbeitgeber eine Absage schreiben?

Eine rechtliche Pflicht gibt es in Deutschland nicht. Trotzdem ist eine Absage professionelles Mindestmaß – sie schützt den Ruf Ihres Unternehmens und zeigt Respekt gegenüber dem Bewerber.

Wie schnell sollte die Absage erfolgen?

Idealerweise innerhalb von ein bis zwei Wochen nach Eingang der Bewerbung. Bei einem mehrstufigen Auswahlverfahren spätestens direkt nach der Entscheidung für einen anderen Kandidaten.

Darf ich Gründe für die Absage nennen?

Sie dürfen Gründe nennen, sollten es aber vorsichtig tun. AGG-sichere Formulierungen wie „wir haben uns für einen Kandidaten entschieden, dessen Profil besser zu unseren Anforderungen passt" sind unbedenklich. Hinweise auf Alter, Aussehen oder Sprachkenntnisse können hingegen als Diskriminierung gewertet werden.

Soll ich die Bewerbungsunterlagen zurückschicken?

Bei postalischen Bewerbungen ist die Rücksendung der Originale üblich, sofern der Bewerber nicht ausdrücklich darauf verzichtet. Bei digitalen Bewerbungen entfällt dies in der Regel.

Wie lange darf ich Bewerberdaten nach einer Absage aufbewahren?

Nach dem Absenden der Absage dürfen Sie die Bewerbungsunterlagen in der Regel noch bis zu sechs Monate aufbewahren, um sich gegen mögliche Klagen nach dem AGG abzusichern. Danach sind die Daten gemäß Art. 17 DSGVO zu löschen, es sei denn, der Bewerber hat der Aufnahme in einen Talentpool ausdrücklich zugestimmt.

Gilt auch für

• Absage auf eine Initiativbewerbung