Sehr geehrte Frau Petra Musterfrau,
anliegend erhalten Sie die Nebenkostenabrechnung für Ihre Mieteinheit [Adresse, Wohnung] im Abrechnungszeitraum vom [Datum] bis [Datum].
Es ergibt sich eine Nachzahlung/Rückzahlung in Höhe von [Betrag] €. Die Aufschlüsselung der Kosten entnehmen Sie bitte aus der beiliegenden Abrechnung.
Bitte überweisen Sie Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das folgende Konto:
Kontoinhaber:
IBAN:
BIC:
Vielen Dank.
- Brief
-
1 Brief: 2,95 €
2 Briefe: je 2,45 €
3+ Briefe: je 1,95 € - Einschreiben
- 7,35 €
- PDF-Download
- kostenlos
- Alle Preise
- Bezahlung
-
- Postabwicklung
-
Nebenkostenabrechnung an den Mieter – Vorlage & Hinweise
Vermieter sind gesetzlich verpflichtet, die jährliche Betriebskostenabrechnung innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums an den Mieter zu übermitteln (§ 556 Abs. 3 BGB). Wird diese Frist versäumt, verliert der Vermieter den Anspruch auf eine eventuelle Nachzahlung – Rückerstattungen muss er dennoch auszahlen.
Pflichtbestandteile einer wirksamen Abrechnung
Die Abrechnung muss nachvollziehbar sein – das heißt, der Mieter muss anhand der übermittelten Daten die Berechnung selbst überprüfen können. Folgende Elemente sind Pflicht:
- Abrechnungszeitraum
- Gesamtkosten jeder Betriebskostenart
- Angewandter Verteilerschlüssel (z. B. nach Fläche, Personenzahl)
- Anteil des Mieters
- Abzug geleisteter Vorauszahlungen
- Saldo (Nachzahlung oder Rückerstattung)
Was umlagefähig ist
Nur die im Betriebskostenkatalog genannten Kosten (§ 2 BetrKV) dürfen umgelegt werden – z. B. Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudeversicherung, Hausmeister. Verwaltungskosten und Instandhaltung sind nicht umlagefähig.
Häufige Fragen
Wie lange hat der Mieter Zeit, die Nachzahlung zu leisten?
Die Abrechnung gibt in der Regel eine Zahlungsfrist von 30 Tagen vor. Es gibt keine gesetzlich festgelegte Frist, aber 30 Tage sind der übliche und gerichtlich anerkannte Standard.
Wie lange kann der Mieter die Abrechnung anfechten?
Der Mieter hat 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit, Einwände zu erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Danach gilt die Abrechnung als anerkannt. Mängel in der Abrechnung (fehlende Nachvollziehbarkeit) können aber auch nach Ablauf dieser Frist geltend gemacht werden.
Muss ich dem Mieter Belege vorlegen?
Der Mieter hat ein gesetzliches Recht auf Einsicht in die Belege (§ 259 BGB). Sie müssen die Belege nicht unaufgefordert zusenden, müssen aber auf Anfrage Einsicht ermöglichen – in der Regel vor Ort oder als Kopie gegen Kostenerstattung.
Ähnliche Vorlagen
Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft Mai 2026.
Die Musterschreiben dienen als Formulierungshilfe. Wir übernehmen keine Haftung für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der bereitgestellten Informationen und Adressen. Die Schreiben sind insbesondere auch allgemeiner Art und stellen keine Rechtsberatung im Einzelfall dar. Zur Lösung von konkreten Rechtsfällen konsultieren Sie bitte einen Rechtsanwalt.