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Zahlungserinnerung (1. Mahnung) – Musterbrief & Vorlage
Zahlungserinnerung oder Mahnung – was ist der Unterschied?
Im Alltag werden beide Begriffe meist synonym verwendet. Rechtlich ist jedoch die Mahnung das entscheidende Instrument: Sie setzt den Schuldner in Verzug (§ 286 BGB) und löst damit Zinspflichten und Schadensersatzansprüche aus. Eine freundliche Zahlungserinnerung – wie diese Vorlage – dient dagegen als erster, informeller Hinweis, ohne den Ton zu verschärfen.
Für eine erste Kontaktaufnahme ist die weiche Formulierung richtig: Sie wahrt die Geschäftsbeziehung, gibt dem Kunden eine Chance zur Klärung und legt dennoch eine klare Zahlungsfrist fest.
Wann sollte die erste Zahlungserinnerung versendet werden?
Als Faustregel gilt: 7 bis 14 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist auf der Rechnung. Enthält die Rechnung keine explizite Frist, gilt eine Zahlung nach § 271 BGB sofort als fällig – bei Verbraucherverträgen tritt Verzug automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungserhalt ein (§ 286 Abs. 3 BGB), sofern die Rechnung auf diesen Umstand hinweist.
Für B2B-Verhältnisse empfiehlt sich eine klare Zahlungsfrist auf der Rechnung (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen"). Dann kann direkt nach Ablauf gemahnt werden, ohne auf die 30-Tage-Regelung warten zu müssen.
Wie läuft der Mahnprozess ab?
Ein typischer Mahnprozess umfasst drei Stufen:
| Stufe | Schreiben | Ton | Maßnahmen |
|---|---|---|---|
| 1 | Zahlungserinnerung | Freundlich | Neue Zahlungsfrist setzen |
| 2 | 2. Mahnung | Bestimmt | Mahngebühren, Verzugszinsen ankündigen |
| 3 | Letzte Mahnung | Formal | Inkasso / gerichtliches Mahnverfahren androhen |
In der Regel sollten zwischen den Stufen 7 bis 14 Tage liegen. Wer direkt nach der Zahlungserinnerung ein Inkassobüro einschaltet, riskiert Kulanzansprüche und einen negativen Eindruck beim Kunden.
Was enthält der Musterbrief?
- Persönliche Anrede des Kunden
- Rechnungsnummer und Rechnungsdatum zur eindeutigen Zuordnung
- Offener Betrag und neue Zahlungsfrist
- Vollständige Bankverbindung (IBAN, BIC, Bankname)
- Freundliche Gegenstandslosigkeitsklausel (falls bereits überwiesen)
- Anlage: Kopie der ursprünglichen Rechnung
Was droht dem Kunden bei Nichtzahlung?
Zahlt ein Schuldner trotz Mahnung nicht, hat der Gläubiger ab Eintritt des Verzugs mehrere Ansprüche:
- Verzugszinsen (§ 288 BGB): Bei Verbraucherverträgen 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz; bei reinen B2B-Verträgen 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
- Inkasso-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB): Bei B2B-Verträgen pauschal 40 Euro für jeden Verzugsfall als Mindestschadensersatz.
- Mahngebühren: Können in der 2. Mahnung erhoben werden, sofern sie angemessen sind (branchenüblich 2,50 bis 5 Euro für die erste formelle Mahnung).
- Inkasso: Einschaltung eines Inkassobüros – Kosten gehen zu Lasten des Schuldners, soweit sie erforderlich waren.
- Gerichtliches Mahnverfahren: Online-Antrag auf Mahnbescheid über die zuständige Stelle – kostengünstig und schnell für unbestrittene Forderungen.
Für die erste Zahlungserinnerung ist es jedoch nicht üblich, bereits Mahngebühren zu erheben oder rechtliche Schritte anzukündigen.
Häufige Fragen
Muss eine Zahlungserinnerung per Post versendet werden?
Nein – per E-Mail ist zulässig, sofern die Geschäftsbeziehung bisher per E-Mail lief. Für spätere formelle Mahnungen empfiehlt sich jedoch ein nachweisbarer Versandweg (Einschreiben oder zumindest Lesebestätigung per E-Mail), da der Zugang im Streitfall beweispflichtig ist.
Wie viele Mahnungen muss ich senden, bevor ich rechtliche Schritte einleiten kann?
Rechtlich reicht eine einzige Mahnung, um Verzug herzustellen. Bei B2B-Verträgen mit vereinbarter Zahlungsfrist tritt Verzug sogar automatisch mit Fristablauf ein – ganz ohne Mahnung. Dennoch ist ein zweistufiger Prozess (Erinnerung → formelle Mahnung) branchenüblich und empfehlenswert.
Was ist das gerichtliche Mahnverfahren?
Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein vereinfachtes Verfahren zur Durchsetzung unbestrittener Geldforderungen. Der Antrag wird online über die zentralen Mahngerichte gestellt. Bei keinem Widerspruch des Schuldners wird ein Vollstreckungstitel ausgestellt. Kosten: gerichtsgebührenabhängig, meist deutlich unter einer Klage.
Wann sollte ich ein Inkassobüro einschalten?
Frühestens nach einer zweiten formellen Mahnung, die eine letzte Zahlungsfrist mit konkreter Inkasso-Androhung gesetzt hat. Inkassobüros sind sinnvoll bei kleineren Beträgen, bei denen sich eine Klage kaum lohnt, oder wenn der Schuldner nicht auffindbar ist.
Ähnliche Vorlagen
Hinweis: Die Angaben zu Verzugszinsen, Fristen und Inkassorecht dienen als Orientierung. Im Einzelfall – insbesondere bei strittigen Forderungen oder laufenden Geschäftsbeziehungen – empfiehlt sich die Beratung durch einen Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht.
Von der Briefwechsel-Redaktion, zuletzt geprüft Mai 2026.
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